La comunicación efectiva, factor importante en la gestión del cambio

Desde mi Perspectiva
Alliett Ortega  

Esta semana en desde mi perspectiva hablaremos de la importancia de la comunicación en la gestión del cambio, y cómo hacer que la misma sea efectiva; y es que ¿Cuántas veces ha sentido que nadie comprende lo que expresa? ¿Ha escuchado alguna vez discusiones inútiles entre dos personas que, desde el punto de vista suyo, defienden lo mismo sólo que usando diferentes palabras? ¿Cuántas veces le ha dicho a sus colaboradores qué es lo que espera de ellos, sin conseguir resultados?; bueno por esto es que radica la importante de saber comunicarnos de manera efectiva, porque en caso contrario todo aquello que se quiera gestionar para un cambio duplicara los esfuerzos de todos los involucrados, y muchas veces puede caer en el limbo, o fracaso.

La comunicación en una gestión de cambio debe ser detallada, brindando el tiempo necesario para las preguntas y las aclaraciones los profesionales que pertenecen a una organización que está a punto de asumir cambios importantes, deben saber que la comunicación juega un rol fundamental. En estos casos los mensajes deben ser graduales, claros y oportunos. Una comunicación efectiva puede apaciguar el caos que originan los cambios. En ese sentido, el mensaje debe ser detallado, de tal forma que resalte la integridad y la autenticidad del emisor. La persona que recibe el mensaje debe estar dispuesta a escuchar, hacer preguntas y confiar en el remitente del mensaje. El contenido del mensaje tiene que conectarse, en algún nivel, con las creencias ya sostenidas del receptor.

Los seres humanos nos diferenciamos del resto de los seres por nuestra gran capacidad de comunicación, y por los resultados a los que esta comunicación nos ha llevado. Sin embargo, la mayor parte de las veces la comunicación se ve disminuida por comportamientos negativos aprendidos durante la vida, porque nos dejamos llevar por una falsa lógica, o porque fácilmente cedemos ante nuestros impulsos primitivos.

Susan M. Heathfield, destaca en su artículo “Communication in Change Management”,  como los ejecutivos encargados de la gestión del cambio han proporcionado 10 sugerencias sobre la comunicación efectiva durante el periodo de reorganización.

1.- Hay que comunicarse con frecuencia y a través de múltiples canales, como los mensajes hablados, escritos, vídeo, entrenamientos, grupos de enfoque, tablones de anuncios, Intranets, entre otras.

2.- Se debe comunicar todo concerniente a los cambios, tan pronto como la información esté disponible. Se debe dejar claro que, al tratarse de una comunicación instantánea, algunos detalles pueden cambiar en una fecha posterior.

3.- Es importante proporcionar cantidades significativas de tiempo para que la gente haga preguntas, solicite aclaraciones y proporcione información. Cuando el emisor sale corriendo después de anunciar los cambios es porque estos llegan con serios problemas. En ese momento puedes recurrir a la plataforma de Aptitus.com y utilizar el servicio de Asesoría laboral.

4.- La comunicación de la visión, la misión y los objetivos de los esfuerzos de gestión del cambio debe ser clara. Ayuda a las personas a entender cómo estos cambios afectarán sus labores.

5.- Comunicar las razones de los cambios de tal manera que la gente entienda el contexto, el propósito y la necesidad.

6.- Proporcionar respuestas solo si las conoce. Los líderes destruyen su credibilidad cuando proporcionan información incorrecta o parecen tropezar. Es mucho mejor decir que no lo sabes y que tratarás de averiguarlo.

7.- Evitar una actitud defensiva, la excusa y las respuestas que se dan con demasiada rapidez. Actuar con reflexión.

8.- Realizar talleres interactivos y foros en los que todos los empleados puedan explorar los cambios juntos. Todos los niveles de la organización deben participar en las mismas sesiones.

9.- La comunicación debe ser proactiva. Si el rumor ya está en acción, la organización ha esperado demasiado tiempo para comunicarse.

10.- Divulgar las recompensas y el reconocimiento por los enfoques positivos y los logros en los cambios y la gestión del cambio. Celebre cada pequeña victoria públicamente.

Y es que los procesos de cambio pueden ser muy dolorosos, ya que puede dejar a muchos profesionales sin trabajo. En estos casos lo mejor es estar preparado para insertarse a un nuevo empleo y que la etapa de búsqueda no se prolongue en el tiempo, Hasta una próxima entrega.