La eficiencia y eficacia

Alliett Ortega
Desde mi Perspectiva

Esta semana en desde mi perspectiva quiero hablarles de dos términos que muchas veces se suelen confundir, estos son la eficiencia y la eficacia, muchas veces se les da el mismo significado, y la realidad es que existe una gran diferencia entre ser eficiente y ser eficaz. Para poder explicarles las diferencias entre estos dos conceptos es preciso definir cada uno de ellos.

Desde mi perspectiva las tres cosas vienen a significar prácticamente lo mismo. Sin embargo, el propio Drucker establece a lo largo de su obra una serie de diferencias fundamentales entre estas tres palabras, lo cual nos permite una claridad conceptual mucho mayor:

Eficiencia es «hacer bien las cosas», es decir, hacer las cosas buscando la mejor relación posible entre los recursos empleados y los resultados obtenidos. La eficiencia tiene que ver con «cómo» se hacen las cosas.

Eficacia es «hacer las cosas correctas», es decir, hacer las cosas que mejor conducen a la consecución de los resultados. La eficacia tiene que ver con «qué» cosas se hacen.

Desde mi perspectiva la eficacia difiere de la eficiencia en el sentido que la eficiencia hace referencia a la mejor utilización de los recursos, en tanto que la eficacia hace referencia en la capacidad para alcanzar un objetivo, aunque en el proceso no se haya hecho el mejor uso de los recursos, es decir, no importa si fuimos eficientes en el proceso llevado a cabo para alcanzar el objetivo y ser eficaces. Así, perfectamente es posible ser eficientes sin ser eficaces (hicimos excelente uso de los recursos, pero no se cumplió el objetivo el tiempo previsto) y podemos ser eficaces sin ser eficientes. Lo ideal sería ser eficaces y a la vez ser eficientes.

Desde mi perspectiva entre eficiencia y eficacia existe una relación unidireccional. Mientras una persona eficiente es al mismo tiempo eficaz, la relación contraria no se da. Es decir, el trabajador eficiente, al igual que el trabajador eficaz, consigue alcanzar sus objetivos. Sin embargo, un trabajador eficaz podría optimizar su desempeño en términos de recursos utilizados. Si hay un trabajador más eficiente que otro a la hora de realizar una tarea, esa tarea es optimizable para el segundo de ellos.  Además, hay que señalar que se trata de conceptos relativos, es decir, que el mayor o menor grado de eficacia y eficiencia dependerá de lo que otros hayan hecho. De este modo, surgen dos principios sobre su aplicación, señalados por Kilian Zambrano Duque en Planificación y control de la producción pública:

Principio de eficacia: «La obtención de los resultados deberá exigir la menor cantidad de eventos posibles. El encuentro y la fricción deberán minimizarse y solo producirse como eventos encadenados integral y orgánicamente orientados hacia los resultados».

Principio de eficiencia: «El actor estratégico hará un uso dosificado de sus recursos en cada evento del juego interactivo, lo cual ocurrirá en función de la aplicación de recursos por parte del otro”.

Desde mi perspectiva quiero explicarles como calcular la eficacia y eficiencia debido a su diferencia, la metodología para determinar una u otra no es la misma, las fórmulas matemáticas para calcular estos indicadores se representan del siguiente modo:

Eficacia= (Resultado alcanzado*100) / Resultado previsto. La cifra será un tanto por ciento y, aplicando una tabla de percentiles, podremos cuantificar numéricamente la eficacia. Por ejemplo, del 1 al 10% otorgará una puntuación de 1 o muy poco eficaz, mientras que del 90 al 100% aportará un 10 o altamente eficaz.

Eficiencia= ((Resultado alcanzado/costo real) *Tiempo invertido) / ((Resultado previsto/costo previsto) *Tiempo previsto). El cálculo de la eficiencia dará un número que, sometido también a una escala de valor, nos permitirá determinar el grado de eficiencia: si el resultado es inferior a 1 hablaremos de ineficiencia y viceversa.

Es importante que las organizaciones se orienten a buscar el equilibrio, ante esta diferencia entre eficacia y eficiencia, cabe plantearse qué debe primar: ¿cumplir los plazos o utilizar menos recursos? En este sentido, la clave está en hallar el equilibrio entre ambos parámetros, lo que se traduce en un tercer concepto, el cual es entendido como una solución ponderada entre lograr los objetivos marcados con un gasto adecuado, cuando tenemos esto llegamos al equilibrio de ambas, y esto es la Efectividad, que no es más que «hacer bien las cosas correctas», es decir, hacer las cosas de forma eficiente y eficaz. La efectividad tiene que ver con «qué» cosas se hacen y con «cómo» se hacen esas cosas.  Hasta una próxima entrega.